Meldings- en klachtprocedure

Bedrijfsverantwoordelijkheid staat centraal in onze bedrijfsactiviteiten en draagt bij tot het langlopende succes van ons bedrijf. Bij Pepperl+Fuchs is het vanzelfsprekend dat alle activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met de voorschriften, wetten en onze interne richtlijnen en gedragscode. Al deze regels vormen het kader van onze bedrijfsactiviteiten. Hieronder vallen met name respect voor en naleving van juridische en ethische vereisten, evenals onze zelfopgelegde verplichtingen.

Met de Pepperl+Fuchs-beleidsverklaring over de mensenrechtenstrategie toont de raad van bestuur dat zij zich inzet om de internationaal erkende mensenrechten en de fundamentele arbeidsnormen van de International Labor Organization (ILO) wereldwijd na te leven. De beleidsverklaring toont transparant hoe wij hierin als bedrijf onze verantwoordelijkheid nemen. Bovendien zijn onze principes voor samenwerking verankerd in onze gedragscode.

Na aanleiding van de overeenkomstige wettelijke voorschriften (bijvoorbeeld de Duitse Supply Chain Due Diligence-wet of de meldingsrichtlijn) is Pepperl+Fuchs verplicht om kanalen voor het aan de orde stellen van mogelijke overtredingen van deze regels te leveren. Zo kunnen bijvoorbeeld alle mensenrechten- en milieuthema's in overeenstemming met deze wetten evenals problemen bij het naleven van deze wetten worden gemeld bij zowel interne als externe betrokken partijen. Op deze manier kunnen overtredingen van deze regels worden geëlimineerd en kunnen toekomstige overtredingen effectiever worden voorkomen. Om zulke overtredingen te melden, biedt Pepperl+Fuchs u het digitale meldersplatform Speak Up.

Als u informatie wilt leveren via het Speak Up digitale meldersplatform, zijn er meerdere opties beschikbaar:

[1] Wanneer u toegang hebt tot het platform via een apparaat van uw keuze met behulp van de geleverde koppeling of QR-code, kunt u informatie toesturen in de vorm van tekst in de browsertoepassing.

[2] Als u de Speak Up-app of de Speak Up-telefoonservice gebruikt, kunt u een ingesproken bericht achterlaten. In beide gevallen wordt het ingesproken bericht herschreven in Speak Up en waar nodig vertaald om ervoor te zorgen dat er niet geconcludeerd wordt dat de informatie van u komt.

U ontvangt een uniek “meldingsnummer“ voor elke methode voor het insturen van informatie. Speak Up is 24 uur beschikbaar in een breed scala aan talen wereldwijd, dus u heeft op elk moment toegang tot uw meldingen en kunt de huidige status van uw meldingen bekijken aan de hand van uw meldingsnummer. U kunt alleen uw eigen meldingen bekijken.

Buiten de meldingskanalen die Pepperl+Fuchs biedt, is er ook de optie om contact op te nemen met de bevoegde administratieve afdeling in het betreffende land. Zie de lijst van landspecifieke hotlines op deze pagina. 

Een nieuwe casus wordt gemaakt in Speak Up met gebruik van de informatie die u ons heeft verschaft. Deze casus wordt behandeld door het interne Pepperl+Fuchs Speak Up-team, dat bestaat uit personen geselecteerd uit de Global Compliance-afdeling. De leden van het Speak Up-team zijn verplicht om geheimhouding en neutraliteit te behouden, en zijn niet gebonden aan een mandaat wanneer ze de feiten van de casus ophelderen. Voordat de casus intern kan worden verwerkt, wordt de verkregen informatie gecontroleerd op betrouwbaarheid en gecategoriseerd. Afhankelijk van de relevante feiten worden vertegenwoordigers van de betreffende afdelingen geselecteerd om deel te nemen aan de verwerking van de casus. Afhankelijk van de situatie van de casus kunnen ook externe contactpersonen worden betrokken. Er is een expliciete verplichting om alle informatie van alle casussen te behandelen als vertrouwelijk.

U bent beschermd tegen represailles zodra de informatie is ingediend, bijvoorbeeld tegen vergeldingsmaatregelen of nadelige situaties als resultaat van de ingediende informatie wanneer deze informatie met goede bedoelingen is ingediend. Intentioneel valse meldingen en misbruik van de bescherming voor melders voor andere doeleinden wordt niet getolereerd. De identiteit van de melder en van derden die worden genoemd in een melding wordt als vertrouwelijk behandeld, zelfs na behandeling van de casus. Bepaalde casussen worden bij wet geregeld. In zulke gevallen is Pepperl+Fuchs verplicht of geautoriseerd om de identiteit van de melder bekend te maken. De casussen ingevoerd in Speak Up worden in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten opgeslagen en regelmatig verwijderd. Informatie die anoniem is opgestuurd wordt in geen geval herleid naar de melder.